Le choix des locaux d’entreprise est très important, non seulement pour l’entreprise, mais aussi pour les salariés. Entre localisation, prestations, structure des locaux ou encore prix d’achat, il est souvent difficile de faire le bon choix, permettant à l’ensemble des collaborateurs de se sentir bien au travail, de travailler sereinement et d’être productif. Voici quelques conseils pour choisir ses locaux d’entreprise efficacement.
1- Définir vos besoins grâce à un cahier des charges
Le local d’entreprise idéal pour tous n’existe pas. L’important réside plutôt dans l’harmonie entre le local et vos employés, vos objectifs et votre volonté et capacité à investir. Un local peut être idéal pour une entreprise, mais ne pas l’être pour d’autres.
Ainsi, il est essentiel pour vous de commencer à définir un cahier des charges. Mettez sur papier vos attentes vis-à-vis du local et définissez les objectifs attendus via l’achat ou la location de ces nouveaux bureaux. Est-ce pour gagner de la place ? Vous rapprocher de vos clients ? Couchez aussi le profil de votre groupe : la nature de son activité, le nombre de collaborateurs, les usages et espaces dédiés… Le futur local devra ainsi répondre à tous les critères que vous avez définis. Vitrine de votre entreprise, les locaux doivent également transmettre vos valeurs et refléter votre image de marque. Ces éléments sont essentiels pour convenir de l’harmonie entre le local et votre entreprise.
2 – La localisation géographique des bureaux
Des bureaux accessibles pour vos employés
L’un des premiers critères pour vos locaux concerne la localisation. Même si un local vous plaît à 10 000 km d’ici, il ne peut être le local qu’il vous faut, excepté en cas de déménagement de l’entreprise.
Ainsi, il est essentiel de réfléchir en termes de proximité entre votre local et les salariés. Lieu de travail quotidien, ce local doit pouvoir être accessible à chacun le plus rapidement et simplement possible. Estimez les lieux de résidence de vos salariés (centre-ville, périphérie, zone rurale…), et privilégiez des locaux proches de ces derniers et accessibles en transport en commun. Des locaux proches de lieux comme des restaurants ou des cafés peuvent s’avérer bénéfique pour le bien-être de vos employés, l’attractivité de votre groupe et sa productivité.
Des locaux à proximité de vos clients/fournisseurs
Outre les employés, une entreprise vit aussi grâce à ses clients et ses fournisseurs. La question géographique doit aussi prendre en compte ces deux acteurs indispensables.
D’un côté, vous boostez votre attractivité en vous plaçant à proximité de vos clients actuels et de futurs clients. De l’autre, la proximité avec vos fournisseurs diminuera les coûts liés au transport ou aux déplacements professionnels.
3- Le prix à l’achat ou à la location
L’achat de locaux d’entreprise est un choix qui se murit fortement. En effet, il faut que vous preniez en compte la croissance de votre entreprise. Dans 5 ans aurez-vous le même nombre de collaborateurs ? Vos activités resteront-elles les mêmes ? En fonction du futur de votre entreprise, il sera alors peut-être plus intéressant de louer des locaux.
Étudiez alors les prix moyens à l’achat ou à la location des locaux dans la zone géographique que vous avez sélectionné au préalable et allouez un budget à ne pas dépasser. Trouvez un parfait équilibre entre prix moyen sur le marché, plus-value du local sur votre entreprise et rapport qualité-prix.
4- La structure des bureaux d’entreprise
La surface des locaux
Selon vos besoins, la surface des locaux sur lesquels investir est évidemment un critère important, notamment la surface dédiée aux bureaux. Vous pouvez jauger cette surface par employé ; en moyenne, il faut 15 m² par employé. Anticipez aussi de potentielles vagues d’emploi dans votre réflexion sur la surface.
De plus, pour valoriser chaque m2, il est possible de faire appel à un professionnel pour aménager chaque détail de vos locaux.
L’aménagement des locaux
Un open space ou des bureaux cloisonnés
Si la surface est importante, elle dépend aussi du choix de votre aménagement intérieur. Vous pouvez décider de favoriser des bureaux en open space, permettant un rapport direct entre tous les employés ou bien des bureaux cloisonnés, plus pratiques pour les métiers en contact direct avec des clients externes. Définissez votre préférence avant d’investir dans un local pour ne pas devoir faire de trop lourds travaux.
Des espaces dédiés à la détente
En plus des bureaux, pensez aux espaces de repos. Ces espaces d’échanges et de détente sont indispensables pour le bien-être des employés
Vous ne pouvez pas penser votre local d’entreprise en prenant uniquement en compte les bureaux et espaces de travail. Réfléchissez aux espaces en vous demandant s’ils ont un espace où manger, où faire une pause au calme ou bien un espace où discuter librement.
Des espaces dédiés aux réunions et séminaires
Les autres espaces d’échanges à prioriser en entreprise sont les espaces de réunions. Indispensables selon votre activité, il est important de sélectionner des espaces qui pourront faire office de salles de réunions, de séminaire ou de conférence. Une grande pièce aménageable ou modulable selon les besoins, et permettant d’installer tous les équipements nécessaires est alors essentielle.
Vous pourrez également être tenté d’organiser un repas de fin d’année ou bien un séminaire de fin d’année dans vos locaux. Gardez en tête qu’il vous faudra un espace dédié pour l’organisation de vos événements professionnels.
5- Les prestations des locaux professionnels
En plus des aménagements concernant les temps de travail concrets, des prestations annexes jouent aussi sur le bien-être de vos employés et donc, in fine, sur la productivité.
En choisissant votre local, pensez à des prestations annexes présentes ou potentiellement intégrables aux locaux comme une salle de sport, une salle de lecture, une salle dédiée à la pause-café, une cuisine aménagée ou encore un parking pour vos salariés. Le local doit posséder tous les éléments qui peuvent faciliter le travail au quotidien et qui donnent envie à chacun de travailler.
6 – La nature du bail
Bail commercial
Différents baux existent pour un local professionnel comme le bail commercial. Il convient parfaitement pour les entreprises commerciales, industrielles ou artisanales.
La règlementation protège le locataire avec un plafonnement de loyer strict et un renouvellement du bail possible.
Bail professionnel
Il existe aussi le bail professionnel. Ce dernier concerne les locations de locaux pour des activités qui ne sont pas commerciales, agricoles, artisanales ou industrielles. Il est alors idéal pour les professions libérales.